Office de Tourisme de l’Ile de Groix

Conseil d’Administration du 14 avril 2005

Présents : M. Baron, J. Bihan, F Faraud, M. Houé, A-M Hubert, A.Le Héritte, C. Marcon, S. Mottais, O. Pressoir, E. Régénermel, M. Remy, P.Saigot, F.Tanguy, J.Tristan, Y.Yvon
Excusés : P. Alix, D. Le Maréchal, A.Quintin.

Révision des statuts :
Il a été demandé que soit notifié dans les statuts que le Conseil d’Administration soit élu pour un an. Il y a également une incompréhension quant au vote des personnes extérieures à Groix (président de l’OT de Cap L’Orient et le représentant de la SMN).
En ce qui concerne une élection annuelle du CA, il est rappelé que celui-ci est renouvelé par tiers tous les ans et qu’il est difficile d’avoir une élection annuelle pour le bon fonctionnement de la structure.
En ce qui concerne les personnes extérieures, s’agissant de personnes intéressées dans le développement touristique de l’île, il est décidé de n’opérer aucune modification.

Vote des adhésions 2006 :
Une proposition sera faite au CA de l’OT de Cap L’Orient pour qu’un paragraphe soit ajouté au règlement intérieur, stipulant que les adhérents de l’Office de Tourisme de pôle seront systématiquement adhérents de l’Office de Tourisme local.
Le montant des adhésions 2006 a été voté :
- Adhésion de base : 40 €
- Adhésion pour les associations locales : 15 €
- Adhésion pour les membres privés : 20 € (ses membres doivent obligatoirement faire partie d’une commission pour pouvoir voter lors d’une assemblée générale ordinaire de l’OT de Groix.
Le montant des publicités locales sera voté lors du prochain CA.

Projet organisation 2005 :
Comment fonctionne l’Office de Tourisme de Cap l’Orient ?
A. Le Hérite récapitule toutes les commissions existantes et souligne que seule la commission Finances est inaccessible de fait de la complexité de celle-ci et du besoin de confidentialité.
- La commission Finances
- La commission accueil organisation, s’occupe de la mise en place des plannings d’ouverture des différentes structures et de tout ce qui touche en général l’organisation de l’accueil dans les bureaux de tourisme.
- La commission Information du client, s’occupe de la réalisation de la documentation des salons.
- La commission Stratégie/promotion/développement fonctionnera avec le montant de la taxe de séjour et s’occupera de tout ce qui concerne les campagnes de publicité affichage promotions via les médias..
- La cinquième commission a pour but de créer une cohésion des professionnels du tourisme de façon intercommunautaire. A. Le Héritte a annoncé que prochainement tous les adhérents de l’Office de tourisme de Cap L’Orient allaient recevoir un sac comprenant tous les guides de l’Office de Tourisme de pôle, un autocollant stipulant leur adhésion à l’OT, une carte d’adhérent leur donnant droit à des entrées gratuites dans une quarantaine de sites touristiques du pays de Lorient.

L’étude TMO ayant été évoquée lors de la discussion, certains membres ont souhaité pouvoir y accéder. Celle-ci étant la propriété de Cap l’Orient, E. Régénermel doit se renseigner pour savoir si nous pouvons y accéder.

Horaires d’ouverture de l’Office de Tourisme
Il est demandé à la directrice d’être plus vigilante quant à l’organisation des plannings d’ouverture de l’Office de Tourisme. En effet, l’Office était fermé lors du week-end de pâques. le planning horaire ayant été" distribué, il a été validé en l’état pour le moment. (A partir du 15 avril, l’Office de Tourisme est ouvert le samedi et le dimanche matin et en
juillet et août toute la journée le week-end)
Il faut savoir que si besoin était, nous avons une possibilité de modifier les horaires d’ouverture de l’OT, sous condition de les transmettre pour validation au CA de l’OT de Cap L’Orient et que cela ne dépasse pas un coût supplémentaire ou un dépassement d’horaire.

Les commissions mises en place à l’OT de Groix.
Il est rappelé que toutes les commissions sont accessibles à toute personne qui le souhaite (adhérents ou non adhérents)
_ - La commission hébergement va s’occuper de la mise en place des grilles de classement de visites et de l’attribution des coquillages.
Elle est constituée de : C. Marcon, F. Tanguy, L. Adam.
Aucune date de réunion n’est fixée à ce jour, une proposition de grille de classement devant être effectuée par E. Rabillard.
Exceptionnellement cette année, les propriétaires locatifs classés en coquillages en ce milieu d’année ne payeraient une adhésion que de 20 € au lieu de 40. Cette exception ne sera pas reconduite dans les années à venir.

- La commission promotion développement est constituée de E. Régénermel, C. Marcon, P. Saigot, M. Rémy, M. Houé, F. Faraud, J. Bihan.

- La commission randonnée signalétique est constituée de J. Tristan, S. Mottais, J. Bihan, Les Amis de la Terre de Groix.

Le fort du Grognon :
E. Régénermel informe qu’une convention sera signée début mai et que suite à cela des visites pourront être établies en relation avec l’OT de Cap l’Orient.

Acquisition d’un stand parapluie :
Si l’O.T. de Groix se munit d’un stand parapluie, il faut que cet investissement serve et de ce fait, que nous soyons présents sur des salons et/ou galerie de façon individuelle. Pour ce faire, E. Rabillard doit monter un budget quant à l’organisation de galerie en après-saison en partenariat éventuellement avec le Comité Départemental du Tourisme, la SMN et l’OT de Belle Ile en Mer.

Modification de la date de clôture des comptes :
Il a été voté une modification de la date de clôture des comptes au 30 septembre de façon à avoir une Assemblée Générale courant novembre et ainsi travailler hors saison et non plus dans l’urgence.

E. Régénermel a également validé le fait qu’un jeu de clefs de la salle des fêtes sera remis à l’OT de façon à pouvoir organiser des réunions plus facilement sans avoir à passer systématiquement par la mairie.

Organisation d’un pot d’accueil :
L’avis étant partagé sur l’intérêt d’une telle action, il est décidé de tester deux dates en 2005 (mi-juillet, mi-août) pour voir quelles peuvent être les retombées.

Communication interne :
il est décidé que dorénavant, toutes les convocations aux réunions seront expédiées par courrier à l’ensemble du Conseil d’Administration.

Représentation de l’Office de Tourisme :
L’ensemble des membres du CA est habilité à représenter l’association à l’extérieur.

Points non abordés lors de la réunion :
- Mise en place d’un point d’information à la SMN à Lorient.
- Livraison documentation sur l’Ile de Groix.
- Communication avec les adhérents : doit-on expédier un compte-rendu des actions menées, une fois par trimestre aux adhérents ?

Date des prochaines réunions :
- Conseil d’Administration : le jeudi 12 mai 2005 à 20 heures 30
- Commission randonnée signalétique le 27 avril
- Commission promotion développement le 4 mai