Agent polyvalent chargé de l’accueil de la mairie et de l’état civil

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
 Accueillir le public sur place ou par téléphone.
 Renseigner le public sur place ou par téléphone.
 Recevoir, filtrer et orienter les appels.
 Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence. Orienter le public vers les différents services :
 Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
 Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
 Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.
 Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation :
 Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
 Tenir le registre de courrier "arrivée".
 Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir. Seconder l’agent en charge de l’urbanisme et des affaires foncières :
 Enregistrement des permis de construire, déclaration préalable, certificat d’urbanisme, DIA, arrêtés divers voirie, circulation... en équipe avec l’agent chargé de l’urbanisme.
 Renseigner sur les documents nécessaires au dépôt d’un dossier d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable...).
 Mettre à disposition les dossiers d’autorisation obtenus pour consultation sur place.
 Informer sur l’état d’avancement d’un dossier en cours d’instruction.
 Enregistrer et saisir, sur le logiciel de traitement des dossiers, les diverses demandes (certificats d’urbanisme et demandes diverses d’autorisation d’occupation du sol), sortir les récépissés. Gestion des actes d’état civil -Établir les actes d’état civil.
 Instruire les demandes d’actes d’état civil (naissance, mariage, PACS, décès, livrets de famille, tenue administrative des registres, certificat de vie...).
 Porter les mentions sur les actes d’état civil et contrôler l’authenticité des attestations fournies.
 Traiter les dossiers de mariage, PACS et parrainage républicain : entretiens, auditions si nécessaire, constitution des dossiers et des actes, tenue des plannings en concertation avec les élus, organisation des cérémonies.
 Tenir les registres d’état civil.
 Assurer la gestion courante des affaires funéraires : demandes de concessions funéraires, opérations funéraires en lien avec les entreprises de pompes funèbres.
 Aider à l’organisation des scrutins électoraux. Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Communes

 Expérience souhaitée sur un poste similaire
 Maîtrise des techniques d’accueil du public, d’écoute et de régulation
 Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil et d’élections
 Connaissance du cadre réglementaire et des domaines de compétences des collectivités et leur organisation
 Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
 Connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
 Savoir respecter les délais réglementaires
 Savoir gérer la polyvalence et les priorités
 Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
 Avoir le sens du service public