Compte-rendu OFFICIEL

.../...Monsieur Gérard JUIN, est désigné secrétaire de réunion.

La commission réunie, constate que toutes les personnes convoquées sont présentes.
Les participants se considèrent en assemblée générale constitutive. Ils adoptent les dispositions suivantes par des votes successifs, conformément aux règles qui seront celles en vigueur au Conseil des anciens.

I – Dénomination de la Commission
Il est décidé de nommer la commission : Conseil des anciens

II – Objet du Conseil des anciens
Le Conseil des anciens est habilité à étudier tout sujet qui lui sera soumis selon la procédure de saisine définie ci-dessous. Chaque décision est prise en réunion du Conseil des anciens en accord avec les règles ci-dessous.

III – Composition du Conseil des anciens
Le Conseil est composé au maximum de 15 membres avec droit de vote.
Monsieur le Maire de Groix désigne un élu, membre de droit du Conseil dénommer référent.
Les membres du Conseil, en début de mandat, désignent un Secrétaire du Conseil ; chargé d’organiser, administrer et représenter le Conseil pendant la durée du mandat. En cas de carence du secrétaire en cours de mandat, le conseil élira un nouveau secrétaire lors de la réunion suivant immédiatement la date de connaissance de la situation.
Le premier Conseil, est composé exclusivement des personnes présentes à cette réunion, et ce jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Le Secrétaire peut inviter à chaque réunion, toute personne susceptible d’apporter une aide à la réflexion des membres du Conseil. _L’invité n’a pas droit de vote.

IV - Désignation des membres du Conseil des anciens
Le membre référent est désigné par Monsieur le Maire, sauf force majeure il est souhaitable de le remplacer en phase avec le calendrier des remplacements des autre membres.
Le tiers des membres du Conseil, dans sa forme définitive ( 15 membres), est renouvelable chaque année. Les membres du Conseil arrivant en fin de mandat sont remplacés, ou réélus.
Chaque membre du Conseil est élu pour un mandat de trois ans, renouvelable.
Par exception à la règle. compte tenu de sa création, le tiers du Conseil pourra être renouvelé lors de son troisième exercice, si le quantum maximum a été atteint lors de son second exercice. La désignation des membres à remplacer sera faite en conseil, sauf à avoir des volontaires démissionnaires.
Le Secrétaire du Conseil fera appel à candidature par tout moyen, au moins deux mois avant les élections.
L’AG sera convoquée 15 jours avant la date de l’AG. adhoc.
Le dernier point de l’ordre du jour de l’assemblée générale, portera sur l’élection du futur conseil. La liste des membres en fin de mandat et celle des candidats est présentée dans l’ordre du jour de l’AG..
Le conseil sortant vote pour la désignation des futurs membres. Par exception à la règle générale des votes, les candidats obtenant le plus de voix sont élus. Sur demande d’un membre du conseil sortant, ce vote sera effectué à bulletin secret.

ATTN : il serait souhaitable pour des raisons arithmétiques, d’avoir 15 membres maxi élus.

V - Réunions du Conseil des Anciens
Les réunions du Conseil des Anciens ont lieu tous les deux mois, et autant que de besoin. Une fois par an, le Conseil se réuni en assemblée générale au cours de laquelle sera élu le nouveau conseil, ou/et changé le présent règlement.

- Convocations
- A l’issue de chaque réunion, il sera prévue la date de la suivante.
- Si un sujet inopiné surgissait, une réunion serait organisée par le Secrétaire du conseil selon la procédure de saisine.
- 15 jours avant la date de réunion, une convocation, par tout moyen, sera adressé à chaque membre, accompagnée de l’ordre du jour, précisant le lieu et l’heure de réunion.

- Règles de fonctionnement
- Quorum : le Conseil siégera valablement si le nombre des membres présents et représentés atteint la majorité absolue des membres du Conseil
- Représentation : tout membre peut se faire représenter par un autre membre du Conseil.
- Chaque membre présent peut avoir un mandat de représentation.
- Un secrétaire de séance sera désigné en début de réunion. Il sera chargé d’élaborer le compte rendu qu’il transmettra dans les meilleurs délais au Secrétaire pour diffusion à tous les membres.
- Le compte rendu de la séance précédente, serra soumis aux membres du conseil et sera adopté, éventuellement modifié, avant de passer à l’ordre du jour.
- Vote : les décisions sont prises selon la règle de la majorité relative. Sur demande d’un membre présent, il sera procédé à un vote à bulletin secret.
- Devoir de réserve : il pourra en cours de séance être réclamé, pour préserver certains sujets.
- Procédure de saisine :
La procédure de saisine est utilisée par un ou plusieurs membres du conseil pour provoquer une réunion non programmée, ou/et proposer un sujet de réflexion. Un ou plusieurs membres du Conseil. propose au secrétaire un projet. Celui-ci concerte les autres membres, et si une majorité favorable se dégage, s’accorde avec le référent pour donner suite à la procédure.

- Question diverse
La prochaine réunion du Conseil est prévue le mercredi 19 novembre à 10h00 dans la salle BONOBO afin de finaliser l’ensemble de nos statuts et de décider des thèmes à aborder au mois de décembre.